招標(biāo)文件制作（一）：統(tǒng)攬全局又細(xì)致入微   

　　不論是公開招標(biāo)還是邀請招標(biāo)，翻開所有的招標(biāo)文件，*部分內(nèi)容的標(biāo)題幾乎都是“投標(biāo)邀請（函）”。因此往往有人錯誤地認(rèn)為，該項目采用了邀請招標(biāo)的采購方式，但繼續(xù)瀏覽招標(biāo)文件才發(fā)現(xiàn)原來是公開招標(biāo)。 

　　公開招標(biāo)的“招標(biāo)公告”與招標(biāo)文件的“投標(biāo)邀請（函）”有何？解釋說，招標(biāo)文件中的“投標(biāo)邀請（函）”既包括招標(biāo)公告也包括邀請招標(biāo)中的投標(biāo)邀請函，在范本中兩種稱謂已合二為一，所以實踐中形成了一種固定的格式——投標(biāo)邀請（函）。
 
　　如果把招標(biāo)文件比作“考卷”，投標(biāo)邀請（函）無疑相當(dāng)于“報考須知”，不僅要提前發(fā)布，而且還要把考試的具體要求地概括并公示出去，以便吸引更多的符合條件者前來“報考”，達(dá)到充分競爭的目的。怎樣寫好“報考須知”呢？

       內(nèi)容宜概括且

　　投標(biāo)邀請（函）其實是對采購需求的簡要描述，如果在投標(biāo)邀請（函）中能用凝練的語言把采購內(nèi)容交代清楚，供應(yīng)商看后往往一目了然，根據(jù)投標(biāo)邀請（函）就能初步確定自己是否有能力攬這個“瓷器活”，所以投標(biāo)邀請（函）應(yīng)盡量避免交代不清，以減少各方不便。

　　一般來說，盡管表述方式不同，但各地招標(biāo)文件投標(biāo)邀請（函）部分所包括的主要內(nèi)容大同小異。

　　交代項目名稱和項目編號基本是*的*步，如果項目需要分標(biāo)段進(jìn)行，還要具體描述招標(biāo)內(nèi)容，如分為多少包，每包的標(biāo)的是什么；招標(biāo)文件由采購代理機構(gòu)編制和發(fā)售，所以招標(biāo)機構(gòu)的名稱、（往往是項目負(fù)責(zé)人）姓名以及（有需要郵寄的，則表明具體的通訊地址）；投標(biāo)邀請（函）一般以“受某委托”的形式明示了該項目的采購人；清晰列明獲取招標(biāo)文件的時間、地點和方式，如果需要繳費，還要明確規(guī)定每份招標(biāo)文件的價格；投標(biāo)和開標(biāo)的日期、地點以及投標(biāo)截止時間；如果要以票據(jù)形式交付投標(biāo)金，代理機構(gòu)開戶銀行的具體信息也不能忽略。

　　提示，在投標(biāo)截止時間后，應(yīng)于括號中特別表明“北京時間”，否則容易引發(fā)爭議。在某地曾經(jīng)發(fā)生過這樣一個案例，代理機構(gòu)項目負(fù)責(zé)人的手表已到招標(biāo)文件規(guī)定的截止時間，于是關(guān)閉了開標(biāo)室大門，結(jié)果隨后而來的供應(yīng)商直接找到代理機構(gòu)負(fù)責(zé)人質(zhì)疑，說自己的計時工具還不到截止時間，該負(fù)責(zé)人一看，果然還差一分鐘。后經(jīng)核實，是該項目負(fù)責(zé)人的手表比北京時間快了三分鐘。無疑，括號內(nèi)的四個簡單漢字為該供應(yīng)商捍衛(wèi)自己的權(quán)利提供了依據(jù)。另外，在適當(dāng)位置以特殊字號敬告投標(biāo)供應(yīng)商“逾期收到或不符合規(guī)定的投標(biāo)文件恕不接受”也是*的。

     雖屬特例 值得推廣

　　在招標(biāo)邀請函中，各地的操作特點也體現(xiàn)得，某些細(xì)致和周到之處很值得推廣和借鑒。

　　是否規(guī)定帶相關(guān)的證件，各地做法不一。有的未做具體要求，有的明確規(guī)定必須攜帶相關(guān)證件的原件和復(fù)印件。如在某辦公用品協(xié)議供貨公開招標(biāo)中要求 “領(lǐng)取招標(biāo)文件須帶營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章）、組織機構(gòu)代碼證（法人代碼證）復(fù)印件（加蓋公章）、領(lǐng)取招標(biāo)文件人的單位法人函及本人身份證。如是代理廠商，還應(yīng)出具制造廠商的惟一函。”

　　認(rèn)為，為進(jìn)行初步的資格審查，提供相應(yīng)的資質(zhì)證明很必要，所以帶什么證件、是否蓋章、蓋哪個章都要規(guī)定得細(xì)致明白。通過初步審核，證實擬投標(biāo)公司是否為正規(guī)公司，是否具備《政府采購法》規(guī)定的參與政府采購的起碼的條件。

　　由于有的采購項目技術(shù)指標(biāo)比較復(fù)雜，而招標(biāo)代理機構(gòu)在某特定領(lǐng)域的能力畢竟有限，為了避免聽信采購人一家之言而引發(fā)的傾向性，有些比較特殊的項目，還要在招標(biāo)文件正式出籠前舉行供應(yīng)商答疑會，對此，在投標(biāo)邀請函中也要事先交代清楚答疑會舉行的時間和地點。如“2005年6月25日上午9：30在×會議室舉行答疑會”。

　　為以防萬一，招標(biāo)文件在后應(yīng)該做出聲明：以上如有變更，招標(biāo)采購單位會及時通過某種渠道進(jìn)行通知。如中共中央直屬機關(guān)政府采購中心的招標(biāo)文件中一般在后一條標(biāo)注“以上若有變更我們會通過‘中國政府采購網(wǎng)（www.ccgp.gov.cn）’通知，請投標(biāo)人關(guān)注。”

      項目不同 各有特色

　　雖然各地有自己的招標(biāo)文件范本，但具體項目不同，負(fù)責(zé)的采購代理機構(gòu)制作的招標(biāo)文件多多少少都會有區(qū)別，因而投標(biāo)邀請（函）也總有一點自己的特色。

　　如果是協(xié)議供貨招標(biāo)，就應(yīng)該在投標(biāo)邀請（函）中寫清楚采購周期，即協(xié)議供貨或定點采購的起止時間，如“采購周期：2004年8月1日至2005年7月31日”。

　　如果有現(xiàn)場測試，還要交代現(xiàn)場測試的時間和地點，如在江蘇省*系統(tǒng)移動電子*公開招標(biāo)項目中，招標(biāo)文件明確規(guī)定：“現(xiàn)場測試時間、地點：2005年9月28日在宿淮高速宿遷段（詳見招標(biāo)文件第六部分現(xiàn)場測試方案）”

　　還有的提前告知該項目的采購預(yù)算價格，如某項目中提示“投標(biāo)報價請不要出本項目的采購預(yù)算，本次采購預(yù)算為人民幣伍佰肆拾萬元整”。吉林省政府采購中心操作人員王博認(rèn)為，是否明示采購項目的預(yù)算金額，目前各省還沒有統(tǒng)一要求，法律上也找不到相關(guān)依據(jù)，估計各省也是針對不同項目的具體情況確定是否披露采購預(yù)算價格。

　　像北京等電子化開評標(biāo)系統(tǒng)比較*的地方，還要提示“投標(biāo)人須將開標(biāo)一覽表正本和投標(biāo)貨物電子表格（U盤）分別密封在兩個單獨的信封內(nèi)，并標(biāo)明‘開標(biāo)一覽表’和‘投標(biāo)貨物電子表格’字樣，并注明公司名稱及投標(biāo)包號，投標(biāo)時單獨遞交，以便唱標(biāo)時查找。”
    招標(biāo)文件制作（二）：投標(biāo)人須知 讓人知什么 
 
　　招標(biāo)文件如何制作，沒有標(biāo)準(zhǔn)的答案，但其框架往往大同小異。而且翻看各地的招標(biāo)文件，不難發(fā)現(xiàn)，工作做得越細(xì)致的地方，不同項目招標(biāo)文件之間存在的差異越多，幾乎每一個招標(biāo)文件都是針對具體項目*的作品。

　　典型的也是供應(yīng)商比較認(rèn)可的招標(biāo)文件分塊兒模式往往包括5大部分，即投標(biāo)邀請函、投標(biāo)人須知、貨物清單及相關(guān)要求、合同格式和招標(biāo)文件格式附件等。實踐證明，貨物清單及相關(guān)要求、合同格式和招標(biāo)文件格式附件部分，因其項目針對性較強或比較格式化，往往容易被把握，而對投標(biāo)人須知部分，投標(biāo)人容易犯文不對題的錯誤。那么。投標(biāo)人須知，究竟該讓投標(biāo)人了解什么？

      總則 明明白白投標(biāo)

　　為讓投標(biāo)人有的放矢地參與競爭，投標(biāo)人須知的總則部分主要介紹招標(biāo)文件的適用范圍、招標(biāo)文件中涉及的容易引發(fā)歧義的定義、合格投標(biāo)人的條件和費用承擔(dān)。

　　值得注意的是，盡管業(yè)內(nèi)的慣例是投標(biāo)人自行承擔(dān)一切投標(biāo)費用，但為避免發(fā)生爭議，提及“投標(biāo)人應(yīng)承擔(dān)所有與準(zhǔn)備和參加投標(biāo)有關(guān)的費用，招標(biāo)人在任何情況下均無義務(wù)和責(zé)任承擔(dān)這些費用”也很必要，為防萬一，有的可能還以列舉的方式規(guī)定得更為詳盡一些。

    “招標(biāo)文件” 提綱挈領(lǐng)點要害 

 　　“招標(biāo)文件”一節(jié)往往簡要介紹招標(biāo)文件的組成部分，類似于整個招標(biāo)文件的內(nèi)容提要。同時提示擬參與投標(biāo)的供應(yīng)商，應(yīng)該仔細(xì)閱讀招標(biāo)文件的全部內(nèi)容，按照招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件，并所提交的全部資料的真實性，否則可能導(dǎo)致投標(biāo)被拒絕。

　　這一節(jié)內(nèi)容，各地表述繁簡不一。有的可能幾句話帶過，有的則稍作贅言，對招標(biāo)文件的澄清及修改同時做出詳細(xì)規(guī)定。如某招標(biāo)文件：“任何已登記備案并領(lǐng)取了招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人，均可要求對招標(biāo)文件進(jìn)行澄清。”并對澄清和修改的具體時間和程序做出詳細(xì)具體的解釋。 

　　此處的“澄清”與有些招標(biāo)文件投標(biāo)邀請函中的“答疑”似乎異曲同工，意于在潛在投標(biāo)人的參與和監(jiān)督下，使招標(biāo)文件更科學(xué)、*和公正。

       投標(biāo)文件 一字一句關(guān)成敗

　　“投標(biāo)文件”一節(jié)是供應(yīng)商關(guān)注的也是其煞費心機想滿足的內(nèi)容，為了使自己的答卷盡量切近標(biāo)準(zhǔn)答案，供應(yīng)商往往投入很大精力鉆研這部分考卷內(nèi)容。

　　交待投標(biāo)使用的語言和計量單位是前提；投標(biāo)文件組成內(nèi)容及相關(guān)要求，是其 “文眼”，也是整個招標(biāo)文件的“要害”，這部分內(nèi)容一般分作商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)兩部分，前者指投標(biāo)人提交的能證明其具有資格參加投標(biāo)和中標(biāo)后有能力履行合同的文件，后者指參與投標(biāo)人應(yīng)提交的技術(shù)文件。就如何填寫投標(biāo)文件內(nèi)容，怎樣編制技術(shù)文件也應(yīng)對投標(biāo)人做出指引。實踐中，有人錯誤地把投標(biāo)報價作為商務(wù)標(biāo)的一部分，但大多數(shù)招標(biāo)文件認(rèn)為投標(biāo)報價應(yīng)是投標(biāo)文件中與技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)相提并論的第三部分。

　　另外，為避免不必要的麻煩，無論是否收取投標(biāo)金，都要做出明確提示；同時還要表明投標(biāo)文件的有效期，對投標(biāo)文件的字體、簽署以及提交份數(shù)等也要做出統(tǒng)一規(guī)定。一旦提交金，要做出提交方式（如現(xiàn)金還是票據(jù)）說明。

　　在“投標(biāo)文件的遞交”一節(jié)，一般招標(biāo)文件都對投標(biāo)文件的密封和標(biāo)記、投標(biāo)截止時間以及投標(biāo)文件的修改和撤回做出具體說明。不僅對要求或允許如何做提出指導(dǎo)性意見，還要對責(zé)任如何承擔(dān)做出清晰界定。

      開標(biāo)評標(biāo) 原則方法先聲明

　　“開標(biāo)及評標(biāo)”一節(jié)則主要介紹，對供應(yīng)商“答卷”進(jìn)行評判的評標(biāo)委員會的組成原則、“判卷原則”和“判卷方法”。

　　開標(biāo)的時間、地點和程序在此也稍做重復(fù)。雖然不能在評審前公布評標(biāo)委員會成員名單，但組建評標(biāo)委員會的原則應(yīng)事先明確。其中的重點是評標(biāo)委員會的具體工作步驟：對招標(biāo)文件如何進(jìn)行初審，初審哪些內(nèi)容，遇到明顯的文字和計算錯誤按照什么樣的原則進(jìn)行修正；評標(biāo)委員會進(jìn)行詳細(xì)評審時要認(rèn)真審查哪些內(nèi)容，具體依據(jù)是什么，有關(guān)投標(biāo)人需要進(jìn)行哪些配合性的澄清工作，中標(biāo)的基本條件，都應(yīng)該一一列舉。

　　尤其對評審原則和評標(biāo)方法，此處一定要交代得一清二楚，為加大公開力度，有人還提議價格分的計算方法也應(yīng)公示。同時，不要忽略交代終審查步驟和確定中標(biāo)人的程序，對宣布廢標(biāo)的條件要提前聲明。后，由于公開有原則和限度，所以具體評標(biāo)過程中哪些事項保密，有必要交代一下。

其他內(nèi)容  須知之外仍需知

　　投標(biāo)人須知固然重要，但招標(biāo)文件的其他組成部分雖然看似非中標(biāo)與否的決定性因素，但就整個采購程序來說也*。

　　對此，許多代理機構(gòu)的操作人員深有體會。如有供應(yīng)商對“合同格式”一章的內(nèi)容不以為然，其實，大多一線操作人員認(rèn)為，合同格式的內(nèi)容也很有看頭，如價格支付條款就與投標(biāo)人利益休戚相關(guān)，甚至影響供應(yīng)商投標(biāo)的興致。

　　總之，招標(biāo)文件其余內(nèi)容不一而足，有的對中標(biāo)服務(wù)費做出約定；有的提示了詢問和質(zhì)疑的時效和程序；有的對保密和披露的權(quán)限作出說明；有的則對中標(biāo)人的履約要求和違約罰則事先聲明；還有的就招標(biāo)項目的細(xì)節(jié)做了進(jìn)一步的具體交代……
招標(biāo)文件制作（三）：實質(zhì)性響應(yīng)如何界定 
 
　　某地曾發(fā)生這樣一起案例，在一次辦公設(shè)備公開招標(biāo)中，各潛在投標(biāo)人購買了招標(biāo)文件后，招標(biāo)采購單位按法定程序又發(fā)出“更正通知”，要求“參與投標(biāo)的臺式計算機主機箱通風(fēng)口處須配備防塵罩”，相對各方均作出積極回應(yīng)。在開標(biāo)現(xiàn)場，只有A提供的樣機配備了防塵罩，但終B卻成為該項目的中標(biāo)人。為此，引發(fā)了投訴。而此投訴在處理中，因“更正通知”的性質(zhì)在法規(guī)引用中碰了小小的壁，終分析認(rèn)為，若按《招標(biāo)投標(biāo)法》，沒有特殊標(biāo)識，此“更正通知”只是一般性條款，投標(biāo)允許存在偏差，可以說明或補正；但這是貨物采購，必然要依照《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》，此時，“更正通知”為投標(biāo)文件必須實質(zhì)性響應(yīng)的招標(biāo)文件的組成部分，一旦投標(biāo)文件要求提供投標(biāo)文件的樣機，樣機沒戴防塵罩就是未對招標(biāo)文件作出實質(zhì)性響應(yīng)。

　　我們常常會聽到有人評論某份投標(biāo)文件存在硬傷或軟傷，硬傷和軟傷究竟指什么？解釋說，所謂硬傷，就是投標(biāo)文件未對招標(biāo)文件的內(nèi)容做出實質(zhì)性響應(yīng)，因而直接導(dǎo)致投標(biāo)無效；軟傷則指在招標(biāo)文件允許的范圍內(nèi)存在偏離，雖不至成為投標(biāo)無效的原因，但投標(biāo)文件若存在軟傷，在打分時將受到影響。此案引起了不少人對“實質(zhì)性響應(yīng)究竟如何界定”的思考。認(rèn)為，關(guān)鍵要弄清楚究竟什么是實質(zhì)性響應(yīng)，或者說投標(biāo)文件與招標(biāo)文件達(dá)到何種程度的吻合才算做到了實質(zhì)性響應(yīng)。

實踐中  意見不一

　　關(guān)于怎樣才算實質(zhì)性響應(yīng)、投標(biāo)人該實質(zhì)性響應(yīng)什么的問題在應(yīng)用中可謂是“公說公有理”。

　　即使是一直在一線操作的實務(wù)也有不同的理解。有人認(rèn)為，項目不同具體要求也不一樣，實踐中往往以特殊標(biāo)識強調(diào)需實質(zhì)性響應(yīng)的部分，而且各地采用的標(biāo)識也不同，有的地方用“星號”，有的地方用“下劃線”，還有的地方用“黑體字”，關(guān)鍵還要看后邊的注解，切不可到每個地方投標(biāo)都依照慣性思維進(jìn)行；有人認(rèn)為，一般情況下，要求對招標(biāo)文件規(guī)定的技術(shù)條款、商務(wù)條款和價格條款都要作出響應(yīng)，才叫實質(zhì)性響應(yīng)，但某些特殊項目，則只需對特殊標(biāo)識的條款作出響應(yīng)即可，持此觀點者還舉例說，像醫(yī)療器械采購，若不規(guī)定僅*個別條款即可，也許能滿足的就了；也有人認(rèn)為，這里所謂實質(zhì)性要求和響應(yīng)，是指投標(biāo)文件所提供的有關(guān)資格證明文件、提交的投標(biāo)金、技術(shù)規(guī)范、合同條款等要與招標(biāo)文件要求的條款、條件和規(guī)格相符，并且沒有重大偏差。持此觀點的人以有關(guān)部委的規(guī)定為*，只要與該規(guī)定所列舉的任何一項存在不符之處就按沒有做出實質(zhì)性響應(yīng)而列為無效投標(biāo)；還有人認(rèn)為，實質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)應(yīng)是與招標(biāo)文件的全部條款、條件和規(guī)格相符，沒有重大偏離的投標(biāo)……

　　盡管就招標(biāo)文件中應(yīng)該實質(zhì)性響應(yīng)的內(nèi)容范圍理解不同，但綜合各家觀點，大體可分為兩種情況，即響應(yīng)招標(biāo)文件中的實質(zhì)性要求和實質(zhì)性響應(yīng)招標(biāo)文件。由于前一種觀點的存在，實踐中即使在貨物和服務(wù)招標(biāo)采購領(lǐng)域，也流行著“實質(zhì)性響應(yīng)條款”一詞，言外之意，似乎是一旦投標(biāo)文件滿足局部這些條款的要求，投標(biāo)人即可避免無效投標(biāo)的厄運，這與法律的精神一致嗎？

法理上 也有爭議

　　《招標(biāo)投標(biāo)法》第二十七條規(guī)定：“投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。” 而《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第三十條則明確：“投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求制作投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)對招標(biāo)文件提出的要求和條件作出實質(zhì)性響應(yīng)。”

　　實踐中大家之所以對怎樣算實質(zhì)性響應(yīng)、讓投標(biāo)人實質(zhì)性響應(yīng)什么的問題理解不一，主要的原因在于就上述兩個規(guī)定，因“實質(zhì)性”和“響應(yīng)”兩詞表述位置不同而引發(fā)了認(rèn)識上的分歧。前者要求投標(biāo)文件“應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)”，而后者則強調(diào)“應(yīng)對招標(biāo)文件提出的要求和條件作出實質(zhì)性響應(yīng)”。

　　與《招標(biāo)投標(biāo)法》一脈相承，目前在招標(biāo)方面，業(yè)內(nèi)共識是不滿足外經(jīng)貿(mào)部“七條”的，即必然未對招標(biāo)文件作出實質(zhì)性響應(yīng)，“七條”指：投標(biāo)人未提交投標(biāo)金或金額不足、保函有效期不足、投標(biāo)金形式或出證銀行不符合招標(biāo)文件要求；出經(jīng)營范圍投標(biāo)；資格證明文件不全；投標(biāo)文件無法人代表簽字，或簽字無法人代表有效委托書；業(yè)績不滿足招標(biāo)文件要求；投標(biāo)有效期不足；不滿足技術(shù)規(guī)格書中主要參數(shù)和出偏差范圍。所謂“實質(zhì)性響應(yīng)條款”大概正是源于此。

　　在招標(biāo)文件中表明所謂的實質(zhì)性響應(yīng)要求和條件能夠窮盡整個招標(biāo)文件必須要滿足的條款嗎？實踐已經(jīng)告訴我們，不能！列舉的方式很可能掛一漏萬。

應(yīng)用時  疏密分明

　　因而，現(xiàn)在更多的招標(biāo)文件更傾向于在顯要位置明確提示：投標(biāo)人應(yīng)仔細(xì)閱讀招標(biāo)文件的全部內(nèi)容。如果投標(biāo)人沒有按照招標(biāo)文件要求提交全部資料或投標(biāo)文件沒有對招標(biāo)文件在各方面的要求作出實質(zhì)性響應(yīng)，可能導(dǎo)致其投標(biāo)被拒絕。例如，某政府采購中心在其招標(biāo)文件中這樣定義“實質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)”——“與招標(biāo)文件的全部條款、條件和規(guī)格相符，沒有重大偏離或保留。”

　　操作事實表明，上述規(guī)定從一定角度了招標(biāo)文件的嚴(yán)密性，很必要。

　　為便于投標(biāo)文件作出實質(zhì)性響應(yīng)，招標(biāo)文件條款的分寸把握必須恰當(dāng)。不允許有一點兒偏差的，要明確列舉，如計算機，要求CPU是奔四2.8，256M，80GB，投標(biāo)人只有丁是丁卯是卯地響應(yīng)，投標(biāo)才有效；而對允許偏離的，則明示偏離范圍，只有在偏離范圍內(nèi)投標(biāo)才為有效。
招標(biāo)文件制作（四）：如何提交高質(zhì)量的“考卷” 
 
　　有人說，一張考卷定終身。而招標(biāo)文件于供應(yīng)商而言，又何嘗不是如此呢？

　　質(zhì)量高的招標(biāo)文件，覆蓋、邏輯嚴(yán)密、簡潔明了，即毫無疏漏地表達(dá)出采購人的合理意愿，又吸引來足夠數(shù)量的供應(yīng)商廣泛競爭，這樣的招標(biāo)文件無疑是招投標(biāo)走向成功的良好開端，只要后續(xù)規(guī)范運作，可以說招標(biāo)文件的成功已是招標(biāo)成功的一半。

　　但《政府采購法》沒有具體解釋招標(biāo)文件究竟怎樣制作，應(yīng)該關(guān)注哪些細(xì)節(jié)，不能遺漏哪些問題，實踐中各地范本也不盡相同。究竟怎樣做才能提高招標(biāo)文件質(zhì)量，確保提交一份科學(xué)合理的“考卷”？

前期準(zhǔn)備應(yīng)充分

　　理論只有來源于實踐才能經(jīng)得住實踐檢驗。所以在招標(biāo)文件制作時，一方面，“捉刀者”需要具備相關(guān)領(lǐng)域足夠的知識和常識；另一方面，必須進(jìn)行充分的前期調(diào)研。
 
　　首先，要從以往范本中借鑒經(jīng)驗，并于實踐中積累經(jīng)驗逐步摸索總結(jié)出適合當(dāng)?shù)靥厣恼袠?biāo)文件范本。
 
　　從哪里找到做得比較規(guī)范的招標(biāo)文件作范本？ 據(jù)了解，實踐中有通過網(wǎng)絡(luò)擇優(yōu)下載的，有在全省采購會議中向省級集中采購機構(gòu)索要的，還有以媒體為橋梁向自己心儀的集中采購機構(gòu)借鑒的……

　　怎樣有效利用招標(biāo)文件范本呢？是像有些地方那樣照抄照搬，全部拿來？還是去粗取精后為我所用？說，正確的途徑是套用，即模仿著應(yīng)用，尤其是技術(shù)篇內(nèi)容，切忌用采購人提供的技術(shù)文件簡單替換。
 
　　另外，招標(biāo)采購單位應(yīng)根據(jù)采購計劃，在編制招標(biāo)文件前，對采購項目從政策、資金、市場、技術(shù)生產(chǎn)等方面進(jìn)行的市場調(diào)研，為科學(xué)合理地編制招標(biāo)文件提供。如針對技術(shù)性內(nèi)容，招標(biāo)采購單位只有通過向供應(yīng)商廣泛取樣，了解儀器的產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)，詢問價格，調(diào)研生產(chǎn)廠家情況，才能做到成竹在胸，避免被采購單位一家之言所左右。

　　對性強的采購項目，更要廣泛查閱有關(guān)資料，邀請業(yè)內(nèi)和技術(shù)人員進(jìn)行論證、分析，譬如醫(yī)療設(shè)備采購，應(yīng)查看衛(wèi)生系統(tǒng)的相關(guān)資質(zhì)要求，衛(wèi)生部門要求具備的資質(zhì)在招標(biāo)文件中必須寫清楚。

　　只有操作人員對業(yè)務(wù)技能和知識了然與心，制作招標(biāo)文件時才能確保駕輕就熟。

中期方法要適當(dāng)

　　經(jīng)過充分準(zhǔn)備后，如何把材料變成條理性很強的招標(biāo)文件？有人對此不以為然，認(rèn)為只要有了范本，對應(yīng)著把材料一一搬到范本上就完事大吉了。

　　但事實并非如此。某地曾發(fā)生過這樣一起案例，招標(biāo)文件要求把公司的有關(guān)印鑒蓋在封面上，結(jié)果一投標(biāo)人為美觀給自己的投標(biāo)文件加了一個塑料封皮，有印鑒的一頁無形中成為塑料封皮后的首頁，終該企業(yè)因此而投標(biāo)無效。此案例中投標(biāo)人為自己不經(jīng)意間的過失承擔(dān)了責(zé)任，但假如招標(biāo)采購單位能在招標(biāo)文件中對封面稍做要求，投標(biāo)人就可能有效避免這種多此一舉的遺憾。

　　所以，在招標(biāo)文件制作中，一定要注意語言表述的科學(xué)性，嚴(yán)密性、通俗性和邏輯性。容易引發(fā)歧義的地方要事先交待清楚，如要求供應(yīng)商提交營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，一定要加注“經(jīng)當(dāng)年年檢的”。

　　為此，業(yè)內(nèi)人士*，只有采用合適的編制方法，才能提高招標(biāo)文件的質(zhì)量。

　　組合法，一人智慧和經(jīng)驗畢竟有限，應(yīng)按招標(biāo)文件的結(jié)構(gòu)組成，分別由不同的人員編制，然后再由未參與制作的另一撥人對草稿進(jìn)行審查和補充，后有關(guān)負(fù)責(zé)人把關(guān)定稿；換位思考法，制作招標(biāo)文件時，應(yīng)站在對方的立場考慮，自己寫出的每一句話是否一般供應(yīng)商都能理解，是否存在歧義，如在技術(shù)偏離和商務(wù)偏離中，一定要求供應(yīng)商標(biāo)出具體數(shù)據(jù)而非僅僅寫“有”或“沒有”；因地制宜法，套用別人的范本時，除按項目需求填寫自己的內(nèi)容外，對不影響招標(biāo)文件性的內(nèi)容一定要果斷刪除，這樣才能招標(biāo)文件又不失簡潔；借用外腦法，在編制過程中，隨時就拿不準(zhǔn)的問題請教相關(guān)領(lǐng)域的……

后期論證很必要

　　百密必有一疏，所以招標(biāo)文件編制完畢后，作為招標(biāo)的一個法律文件，除了經(jīng)招標(biāo)機構(gòu)的內(nèi)部審查外，邀請有關(guān)進(jìn)行咨詢論證或召開潛在投標(biāo)人答疑會也非常必要。
 
　　譬如，公平、無傾向和無歧視性是招標(biāo)文件的一個重要原則，但傾向性有時表現(xiàn)明顯，如設(shè)備型號，有時則比較隱蔽，如在產(chǎn)品功能、技術(shù)、性能指標(biāo)方面的傾向性描述是不容易被識別的。如某地一次電視采購中，采購人以與相關(guān)設(shè)施配套為由提供了一個電視尺寸，代理機構(gòu)未加深究就采用了，結(jié)果開標(biāo)后才知曉，這個尺寸國內(nèi)只有一個品牌在生產(chǎn)，終只得廢標(biāo)。

　　要解決招標(biāo)文件中隱含的問題，實踐證明，一方面，要建立一種咨詢制度，召集有關(guān)進(jìn)行集體咨詢論證，領(lǐng)域內(nèi)經(jīng)驗豐富的往往能一眼發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件中的漏洞或破綻；另一方面，就是在網(wǎng)上或以其他方式公示尚未定稿的招標(biāo)文件，直接征求潛在投標(biāo)人的意見，或召集相關(guān)供應(yīng)商舉行聽證會。 

　　目前，因為咨詢論證程序不健全或費用等原因，各地一般只對比較特殊的項目請事后論證，大多地方更推崇通過為供應(yīng)商答疑來澄清和補正招標(biāo)文件，這種提高招標(biāo)文件質(zhì)量的辦法簡便、經(jīng)濟(jì)、宜行。